Verwenden Sie Kalkulationstabellen, um Ihr IP-Docketing zu managen?

Verwenden Sie noch immer Kalkulationstabellen für das IP-Docketing? Die Verwendung von Tabellenkalkulationen für IP-Anmeldungen kann riskant, fehleranfällig und wenig effizient sein.

 

Die Verwaltung von geistigem Eigentum und Docketing-Aktivitäten wird noch komplizierter, wenn Sie entsprechende Daten wie Kostenschätzungen und IDS-Unterlagen eventuell in separaten Kalkulationstabellen und Dokumenten gespeichert haben, die Sie in unterschiedlichen Ordnern aufbewahren. Diesen drei zentralen Herausforderungen sehen sich IP-Teams bei der Verwaltung ihrer Aufgaben und Fristen mit Kalkulationstabellen gegenüber:

 

• Erhöhte Risiken aufgrund der manuellen Dateneingabe >

• Unzureichender Einblick ins Portfolio >

• Ineffiziente IP-Managementprozesse >

 

Erhöhte Risiken aufgrund von manueller Dateneingabe

Die Arbeit mit Kalkulationstabellen erfordert eine manuelle Eingabe und Prüfung der Daten, die Sie aus verschiedenen Quellen wie von externen Beratern oder Patentanwälten erhalten haben. Wenn mehrere Personen in derselben Tabelle arbeiten, erhöht sich das Risiko von Dateneingabefehlern. Das Resultat ist eine fehlerhafte Berichterstattung Ihres gesamten Patent- oder Markenportfolios. Dies wiederum erhöht das Risiko, Fehlentscheidungen zu treffen oder wichtige Fristen und Amtsbescheide zu übersehen.

 

Unzureichender Einblick ins Portfolio

Oft werden auf Kalkulationstabellen basierende Berichte jedes Mal wieder von Null an erstellt. Durch begrenzte Anpassungsoptionen und die fehlende Möglichkeit einer Integration mit anderen Datenquellen haben Sie Ihr IP-Portfolio eventuell nicht komplett im Blick.

 

Ineffiziente IP-Managementprozesse

Unnötiger Zeitaufwand beim Austausch zahlloser E-Mails zur Informationsübermittlung kann Ihr Team ausbremsen. Kalkulationstabellen für das IP-Management fehlt es an Integration mit anderen Tools, Workflow-Automatisierung und Möglichkeiten zur Terminverfolgung, die Effizienz und Zusammenarbeit verbessern können. Darüber hinaus gestaltet sich die Einsicht in begleitende Unterlagen, anstehende Amtsbescheide sowie die zeitliche Planung von Aktivitäten mühsam, wodurch Sie unter Umständen Ihre geistigen Eigentumsrechte gefährden.

 

PATTSY WAVE® Automatisierte IP-Docketingsoftware

Effizienzsteigerung und anpassbare Einblicke

 

IP-Docketingsoftware wie PATTSY WAVE® steigert die Produktivität Ihres IP-Teams signifikant. Dank der integrierten Workflow- und Kollaborationstools von PATTSY WAVE® können Sie zeitaufwändige manuelle Routineaufgaben automatisieren. Außerdem erleichtern Integrationen mit diversen Tools wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) den einfachen Zugriff auf aktualisierte Informationen auf der gesamten Plattform. Da die Daten automatisch in verschiedenen Tools im selben Format synchronisiert werden, erhält Ihr Team Zugang zu korrekten und verlässlichen Daten.

 

Die Integration mit Patentämtern stellt eine äußerst effiziente Lösung dar, um schnellstmöglich aktuelle Patentinformationen zu erhalten und ermöglicht es Ihnen, automatisch die Berechnung von Verlängerungs- und Jahresgebühren durchzuführen, Amtsbescheide in Echtzeit zu erfassen und die entsprechenden Fristen akribisch zu verfolgen. Das integrierte Bezahlsystem für Jahresgebühren hilft Ihnen, Verlängerungsgebühren fristgerecht und effizient zu entrichten und dabei den gesamten Bezahlvorgang zu überblicken. Diese Integrationen machen zeitaufwändige manuelle Dateneingabe überflüssig und steigern die Effizienz Ihres Teams, sodass es sich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren kann.

 

Optimieren Sie Ihr Arbeitspensum

Mit dem Managementdashboard des Arbeitspensums können Sie die Menge und Art der IP-Tätigkeiten managen, die Ihr Büro an einem bestimmten Tag zu bewältigen hat. Überdies lassen sich die Daten nach Kategorie der anstehenden Termine wie gesetzliche oder andere Fristen unterteilen.

 

Kommunikation in Echtzeit mithilfe von triggerbasierten Benachrichtigungen und Hinweise auf Termine und ausstehende Korrespondenzen reduzieren die Zahl auszutauschend E-Mails und verbessern die Zusammenarbeit erheblich. Vorformatierte Anschreiben vereinfachen den Kommunikationsablauf, sparen Zeit, sichern Konsistenz und verringern die Gefahr von Fehlern. Leistungsmessung und -überwachung helfen Ihnen, den Einsatz Ihrer Ressourcen wie IP-Teams, externe Kanzleien und Vertreter zu optimieren.

 

 

PATTSY WAVE Managementdashboard des Arbeitspensums

 

IP-Portfolioperformance anzeigen und überwachen

Mit dem detaillierten interaktiven und dynamischen Dashboard zur Performanceanalyse in PATTSY WAVE erhalten Sie rasch einen Überblick über Ihr vollständiges Patent- und Markenportfolio. Sie können sich den Schutz Ihres geistigen Eigentums auf der ganzen Welt anzeigen lassen oder den Status oder die Art der Anmeldungen auswerten. Zudem ermöglicht Ihnen die Funktion, das Portfolio weiter nach Kunde oder Unternehmensgruppe, Land, Patentart oder Markenklasse zu segmentieren, und Ihre IP-Strategie in Aktion zu erleben.

 

Erste Schritte mit der IP-Management-Software

Geistiges Eigentum in Kalkulationstabellen zu verwalten, ist aus gleich mehreren Gründen nicht mehr zeitgemäß: Es schränkt die Zusammenarbeit ein, birgt Sicherheitsrisiken und wächst nicht mit Ihrer Organisation mit. Zudem verbringt Ihr Team eventuell zu viel Zeit mit administrativer Arbeit und manueller Dateneingabe. Zu einer automatisierten IP-Docketing-Software mit Workflow-Automatisierung, triggerbasierten Benachrichtigungen und interaktiven Dashboards zu wechseln, senkt Risiken und Arbeitsbelastung für Ihr Team.

Wenn Sie von einem tabellenbasierten Verfahren auf eine IP-Management-Software umsteigen, müssen Sie unbedingt Ihre Ziele, bestehende Strategien und die Benutzerakzeptanz im Auge behalten. Vergewissern Sie sich auf den Fall, ob der Softwareanbieter für Ihre vorhandenen Abläufe und künftigen Bedürfnisse der richtige ist. Daneben kann Ihnen die Partnerschaft mit einem Provider für IP-Management-Software, der sich dafür einsetzt, dass Sie Ihre geschäftlichen Ziele erreichen, auch eine Stütze bei den ersten Schritten und der schnelleren Skalierung sein.

 

G2 hat PATTSY WAVE als eines der führenden IP-Management-Softwareprogramme für mittelständische Unternehmen und insgesamt als Leader und Momentum Leader ausgezeichnet.