Wie Sie mithilfe von Zeiterfassungssoftware die Profitabilität Ihrer Kanzlei ermitteln und steigern

Mit Zeiterfassungssoftware lässt sich ein häufiges Anliegen von Kanzleien verwirklichen: das Geschäft ausbauen und gleichzeitig profitabel bleiben. Technologie kann bei der Förderung dieses Ertragswachstums eine wichtige Rolle spielen, doch viele Kanzleien wissen nicht, wo sie ansetzen sollen. 

Domenic Leo, Ressortleiter und Geschäftsführer der Kanzleistrategie bei Anaqua, sprach mit Michael Fleuchaus von Fleuchaus & Gallo Partnership über dessen Erfahrungen bei der Einführung der autonomen Zeiterfassungssoftware WiseTime in seiner Kanzlei. Fleuchaus ist Patentanwalt für deutsches und EU-Recht, Richter am Einheitlichen Patentgericht und EDV-Fachmann. In seiner Kanzlei obliegt ihm die führende Verantwortung für Innovation und Transformation durch der Nutzung von Software-Enablement. 

 

Folgende Themen wurden angesprochen:  

• Kennzahlen zur Steigerung der Profitabilität  
• Verbesserungen für mehr Ertragswachstum  
• Anwendungsfall bei Fleuchaus & Gallo Partnership  
• Aufwertung von Mandantenbeziehungen durch Zeiterfassungssoftware  
• Auswirkung der Zeiterfassung auf Profitabilität und Auslastung  

Kennzahlen zur Steigerung der Profitabilität

 

Es kann wie ein hoffnungsloses Unterfangen erscheinen, die Metriken zu ermitteln, die sich am besten zur Messung der Profitabilität Ihrer Kanzlei eignen. Zwei wichtige Messgrößen, die zur Sprache kamen, sind Auslastungsgrad und Abrechnungsquote. Diese Messgrößen sind deshalb so wichtig, weil sie nicht allein von der Steigerung der geleisteten Arbeit abhängen, sondern vielmehr von der Maximierung des potenziellen Ertrags des aktuellen Arbeitspensums. Wir definieren sie wie folgt:   

• Auslastungsgrad: misst Arbeitspensum und Produktivität der Kanzlei    
• Abrechnungsquote: misst den potenziellen Wert der von der Kanzlei geleisteten Arbeit  

Bei der Auslastung verpassen die meisten Kanzleien Chancen. Dem 2022 Clio Trends Report zufolge waren nur rund 33 % der Arbeit von Anwälten abrechenbar. Mit anderen Worten: Sie erledigen viele Arbeiten, die nicht automatisch zur Profitabilität beiträgt.  

Bei der Abrechnungsquote sind Kanzleien tendenziell erfolgreicher. Es existiert jedoch ein signifikanter Anteil von bis zu 16 %, in Höhe dessen abrechenbare Arbeiten geleistet, aber nicht abgerechnet werden.   

Diese Zahlen sind in der Branche durchaus nicht ungewöhnlich, aber niedriger, als sie sein sollten. Kanzleien geben an, ein höheres Arbeitspensum als je zuvor zu haben, und dieses kaum bewältigen zu können. Es führt aber nicht automatisch auch zu einem höheren Endertrag. Wenn sie sich darauf konzentrieren, diese beiden Kennzahlen zu steigern, können Kanzleien sicherstellen, dass sie profitabel bleiben.  

 

Verbesserungen für mehr Ertragswachstum

 

Wir konnten beobachten, dass Kanzleien, wenn sie Arbeiten durch Einsatz einer automatischen Zeiterfassungsanwendung präzise messen, Daten an die Hand bekommen, mit deren Hilfe sie sich darauf fokussieren können, Auslastungsgrad und Abrechnungsquote zu verbessern. In folgenden zentralen Bereichen können Kanzleien Verbesserungen erzielen, die sich positiv auf ihre Ertragskraft auswirken:

 

• Automatisierung manueller Arbeiten und Verfahren 
  Sich wiederholende Routinearbeiten zu automatisieren, hilft bei der Kostensenkung und Risikominimierung, was Kanzlei wie auch Mandanten zugutekommt.

• Erfassung abrechenbarer Tätigkeiten  
  Viele Mikroaufgaben werden nicht erfasst und somit auch nicht abgerechnet, weil ihre Erfassung so langwierig und mühsam ist, dass sie dem Nutzen überwiegt. Werden Arbeitszeiten aber nicht präzise erfasst, stellen Kanzleien ihren Mandanten tendenziell eher zu wenig als zu viel in Rechnung.  

• Reduzierung nicht abrechenbarer Stunden                                                                                                            Anwälte müssen ihre Zeit mit abrechenbaren Arbeiten verbringen, um die Profitabilität ihrer Kanzlei zu steigern. Der erste Schritt zur Reduzierung nicht abrechenbarer Arbeiten ist der, diese zu ermitteln, um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wo sich Effizienzgewinne realisieren lassen.

• Erstellung präziser Prognosen                                                                                                                Grundvoraussetzung für eine erfolgreich arbeitende Kanzlei sind präzise Prognosen. Aus einem jüngst veröffentlichten Bericht geht hervor, dass 43 % der Partner ihre Rechnungen kürzen, wenn der tatsächliche Zeitaufwand für einen Fall ihre Prognose übersteigt. Mit verlässlichen Daten zu den Kosten ihrer Dienstleistungen können Anwälte präzisere Prognosen für Mandanten erstellen und Abschreibungen reduzieren.

Anwendungsfall bei Fleuchaus & Gallo Partnership

 

Bevor Fleuchaus & Gallo Partnership sich mit WiseTime zusammentat, arbeitete die Kanzlei wie die meisten anderen traditionellen Kanzleien auch. Sie hatte eine recht gute Vorstellung davon, was ihre Produkte und Dienstleistungen kosteten, aber keine konkreten Daten, um dies zu stützen. Fleuchaus beschloss, diese Situation durch Automatisierung der Zeiterfassung zu verbessern, um sicherzustellen, dass die Kanzlei fundierte Entscheidungen treffen, präzise Angebote erstellen und genaueren Einblick in Auslastungsgrad und Abrechnungsquote erhalten konnte.

 

WiseTime ist eine autonome Zeiterfassungssoftware für Anwälte und macht so eine manuelle Erfassung der Arbeitszeiten überflüssig. Durch die Entscheidung für WiseTime als Software für die Zeiterfassung wusste die Kanzlei genau über die Kosten für ihre Tätigkeiten Bescheid und war in der Lage, die Ertragsmarge für neue Mandate präzise zu prognostizieren. Das Resultat waren bessere Entscheidungen und ein höherer Umsatz im Vergleich zum Vorjahr.

 

Fleuchaus & Gallo verzeichnete eine unmittelbare Steigerung von Ertrag und Abrechnungsquote als direkte Folge der Einführung von WiseTime. oder wie Fleuchaus es ausdrückt: