Wie eine vernetzte IP-Management-Software die Effizienz verbessert

In den letzten Monaten hat Anaqua hunderte Unternehmenschefs, IP- und IT-Manager befragt und interviewt. Dabei wurde vor allem ein Thema hervorgehoben: Das Bedürfnis die Effizienz durch eine vollständige Vernetzung der IP-Finanzplanung, IP-Management-Prozesse und -Systeme zu erhöhen.

Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens International Data Corporation, verlieren Unternehmen durch Ineffizienzen jedes Jahr 20 bis 30 Prozent des Umsatzes (Quelle). Ineffizienzen in Prozessen können von manuellen oder redundanten Prozessen, veralteten Technologien, Silo-Strukturen im Unternehmen und dürftiger Systemintegration herrühren.

Das Problem: IP-Abteilungen arbeiten mit mehreren Systemen und manuellen Prozessen

Wenn ich mich mit Leitern der IP-Abteilung zusammensetze, dann beginnt die Unterhaltung oft als geschäftliches Gespräch über das Bedürfnis nach effizienteren Operationen und vernetzten Systemen.

Die Deloitte 2021 State of Legal Operations Studie hat herausgefunden, dass 45 % der Rechtsabteilungen zwischen fünf und zehn Technologien zur Unterstützen Ihrer juristichen Prozesse verwenden, unabhängig davon, ob diese Technologien alt oder neu sind. 30% der Unternehmen verwenden dabei sogar mehr als zehn verschiedene Technologielösungen (Quelle, S. 16/S.19)… Mehr als die Hälfte der Befragten (52%) beobachteten, dass juristiche Technologielösungen nicht mit einer einheitlichen Datentaxonomie integriert sind, die einen Einblick in Workflows und Echtzeitdaten geben.

Viele IP-Abteilungen verwenden eine Software für das Patent- und Marken-Management, eine für Analysen, ein IP-Finanzplanungs-Tool, ein Dokumentenmanagementsystem, eine Buchhaltungssoftware, eine für das Innovationsmanagement und weitere Technologielösungen. Über den Tag ist die Aufmerksamkeit der IP-Fachleute zwischen dem Zusammentragen externer Quellen, dem Bedienen interner Systeme und der Verwaltung ihrer IP-Portfolios verteilt. Hier sind nur einige Beispiele, welche Herausforderungen auf IP-Teams zukommen könnten:

• Finanzplanung effektiv verwalten. IP-Teams möchten die IP-Rechnungen einfach wiederfinden und mit den Ausgaben auf dem Finanzplan abgleichen. Die IP-Finanzplanung ist häufig unabhängig von den Daten der Finanzabteilung gespeichert. Das Herauslesen dieser Daten und die Präsentation der Finanzplanung erfordert daher viel manuelle Arbeit.
• Dokumentenmanagement optimieren. Für Unternehmen mit einem eigenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ergibt es wenig Sinn, die Datensätze mehrfach zu erstellen. Und doch werden diese Datensätze häufig für verschiedene Softwaresysteme dupliziert.
• IP- und F&E-Teams vernetzen. IP-Portfolio-Manager und Leiter der F&E-Abteilung verwenden oft verschiedene Softwaresysteme, um ihre Projekte vollständig zu verstehen. Dadurch wird die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz für die Zusammenarbeit zwischen IP und F&E erschwert. Zudem sind die Tools, die jedes Team zur Projektverfolgung und Datenanalyse verwenden, nicht vernetzt, wodurch die Informationen auf verschiedene Teilprojekte aufgeteilt werden. Teammitglieder brauchen außerdem ein gemeinsames Message Board zur direkten Kommunikation, damit sie effektiv zusammenarbeiten und eine Silo-Struktur vermieden wird.

Diese verschiedenen Systeme, die Operationen des geistigen Eigentums optimieren sollen, können Ineffizienzen verursachen, wenn dadurch zu viele Bereiche entstehen und zu viele Fenster überprüft werden müssen. Die Daten werden nicht von einem System in ein anderes übertragen, wodurch Teams Wege finden müssen die einzelnen Systeme miteinander zu vernetzen.

IP-Teams geben daher an mehreren Stellen manuell Daten ein, verbringen Zeit mit Ein- und Ausloggen aus den verschiedenen Systemen und versuchen gleichzeitig wichtige Daten für externe Kanzleien und interne Teams zu sammeln. Schlussendlich haben Unternehmen Akten, Rechnungen und weitere Datensätze in mehreren Ausführungen, da jede in einem separaten System gespeichert ist. Diese Situation endet oft mit zusätzlichen Kosten, Unzufriedenheiten im Job, Datenfehlern und weiteren Nachteilen.

Vorteile einer vernetzten IP-Management-Software

Anaqua strebt danach, mehr Wert für unsere Kunden zu schaffen. Eine von uns angebotene Lösung ist AQX® - eine vollständig vernetzte IP-Management-Plattform , die die alltäglichen Programme der internen IP-Abteilungen und Kanzleien auf einer Plattform vereint. Viele unserer Kunden kommen mit älteren oder selbstentwickelten IP-Systemen und der oben beschriebenen Ineffizienz zu uns. Sie sind von den drastischen Optimierungen der integrierten IP-Management-Plattform begeistert.

Edward Crooks, Vice President und Executive Counsel of IP bei Diebold Nixdorf äußerte sich wie folgt: „Da unser Unternehmen weiterhin schnell in der Welt wächst, waren wir auf der Suche nach einem IP-System, das technisch fortgeschritten ist und eingebaute Analysen und Dashboards enthält. Wir waren von Anaquas umfassender IP-Management-Lösung und den integrierten Services, Workflowautomatisierungen und der Vernetzung mit externen Kanzleien beeindruckt.“

Der Wechsel zu einer vollständig integrierten IP-Plattform kann wesentliche Auswirkungen haben. Die Tools, die IP-Teams zur Verwaltung der IP-Schutzrechte benötigen sind vorhanden, wenn sie gebraucht werden: Docket, Schriftwechsel von Patent- und Markenämtern versenden und empfangen, Jahresgebührenzahlungen vornehmen, IP-Finanzplanung vorausbestimmen, IP-Portfolio analysieren und weiter nützliche Tools. Im Endeffekt ist das Ganze größer als die einzelnen Teile, die es bilden.

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