Gérez-vous le suivi de votre PI avec des tableurs ?

Utilisez-vous encore des fichiers tableurs pour le suivi de votre PI ? Tenir manuellement votre portefeuille à jour dans des tableurs est source d’erreurs et de risques, en plus d’être peu efficace.

 

Déjà fastidieux, la gestion et le suivi de vos titres de PI deviennent d’autant plus compliqués lorsque vous devez jongler entre plusieurs fichiers tableurs et documents, enregistrés dans divers dossiers, pour accéder à des informations comme les estimations de coût et les déclarations d'invention. Au quotidien, ce mode de fonctionnement pose principalement trois difficultés aux équipes de PI dans leur gestion des tâches et des délais:

 

• Des risques accrus, découlant de la saisie manuelle
• Une visibilité partielle sur le portefeuille
• Une gestion inefficace des titres de propriété intellectuelle

 

Des risques accrus, découlant de la saisie manuelle

Dans un tableur, vous saisissez et validez manuellement des données provenant de diverses sources (cabinets de conseil, agents de PI, etc.). Plus vous êtes nombreux à travailler sur un même fichier, plus le risque d’erreur est élevé. Et les répercussions sont à craindre, tant sur la qualité des informations concernant votre portefeuille de marques ou brevets, que sur la prise de décisions, le respect des délais et la rapidité de réponse aux notifications officielles.

 

Une visibilité partielle sur le portefeuille de brevets, marques et modèles

Dans un fichier tableur, les rapports doivent être générés manuellement à chaque fois. Or, les options de personnalisation sont limitées et vous n’avez pas la possibilité d’intégrer d’autres sources de données... Vous ne détenez donc qu’une visibilité limitée sur votre portefeuille de titres de PI.

 

Une gestion inefficace des titres de propriété intellectuelle

Rassembler des informations par e-mail pour les saisir ensuite dans votre fichier constitue une vraie perte de temps et ralentit votre équipe. Les tableurs ne proposent pas de fonctionnalités pour renforcer la collaboration et améliorer votre efficacité, telles que l'intégration à d’autres outils, l’automatisation des workflows et le suivi des échéances. Sans oublier que cette méthode ne vous permet pas d’accéder immédiatement aux documents associés, de suivre les courriers officiels à venir ni de planifier la moindre action à l’avance. Et ce sont vos actifs de PI qui en subissent les conséquences.

 

Le logiciel de suivi automatique de la PI PATTSY WAVE® améliore l'efficacité, accroît votre visibilité et s’adapte à vos besoins

Les logiciels de suivi de la PI comme PATTSY WAVE® améliorent considérablement la productivité de votre équipe. PATTSY WAVE propose des workflows et outils de collaboration pour vous aider à automatiser les tâches manuelles et répétitives. La solution s'intègre, en outre, à divers outils comme la gestion électronique des documents (GED) qui permet à votre équipe d’accéder facilement à des informations toujours à jour. Les données sont en effet synchronisées automatiquement entre les différents outils et demeurent au même format, garantissant ainsi leur exactitude et leur fiabilité.

Grâce à l'intégration de divers offices internationaux, vous trouvez rapidement les derniers renseignements sur vos brevets, générez automatiquement des estimations des frais de renouvellement ou des annuités, gérez les courriers officiels et suivez les délais. Le service de paiement des annuités et des renouvellements vous aide, quant à lui, à régler les frais dans les délais, tout en gardant une visibilité complète sur le workflow. Ces intégrations émancipent votre équipe des tâches de saisie manuelle ; elle devient ainsi plus efficace et plus libre de se concentrer sur les activités de PI stratégiques.

 

Optimisez votre charge de travail

Depuis le tableau de bord de gestion de la charge de travail, vous administrez le volume et la nature des activités de PI entreprises par votre équipe au jour le jour. Vous avez également la possibilité d'afficher les données par type d'échéance (réglementaire ou non réglementaire, par exemple).

 

Par ailleurs, la collaboration est améliorée par la communication en temps réel qui réduit considérablement le volume d’e-mails échangés, grâce à des notifications et alertes automatiques sur les dates majeures à venir ou les correspondances en attente de réponse. Les modèles de courrier préformatés simplifient votre processus de communication, vous font gagner du temps, assurent la fiabilité de vos informations et réduisent le risque d’erreur. Le suivi des performances vous aide à optimiser vos ressources, telles que les équipes de PI, les cabinets de conseil externes et les agents.

 

 

Tableau de bord de gestion de la charge de travail sur PATTSY WAVE

 

Visualisez et suivez les performances du portefeuille de PI

Riche, interactif et dynamique, le tableau de bord d’analyse des performances sur PATTSY WAVE vous offre une vision globale sur l’ensemble de votre portefeuille de marques et de brevets, en un instant. Visualisez la couverture de vos actifs à l’international et étudiez l’état d’avancement des demandes et les types de dépôt. Pour observer les résultats de votre stratégie PI, vous pouvez aussi découper le portefeuille en fonction du client ou groupe, du pays, du type de brevet ou de la catégorie de marque.

 

Adoptez une solution de gestion de la PI

Aujourd'hui, les fichiers tableurs ne sont plus adaptés à la gestion de vos ressources de PI. Pourquoi ? D’une part, ils freinent la collaboration, posent des risques de sécurité et sont incapables de s’adapter à la croissance de votre entreprise. D’autre part, ils forcent votre équipe à consacrer beaucoup (trop) de temps aux tâches administratives et de saisie manuelle. Autant de problèmes qui peuvent être résolus par une solution logicielle de suivi de la PI, avec des workflows automatisés, des alertes systématiques et des tableaux de bord interactifs. À la clé : des risques réduits et une charge de travail allégée pour votre équipe.
Pour autant, mieux vaut ne pas vous précipiter sur un logiciel de gestion de la PI sans prendre avant le temps de réfléchir à vos objectifs, vos stratégies en place et vos utilisateurs. Il est essentiel de vérifier au préalable si votre éventuel fournisseur correspond bien à vos processus et besoins futurs. De plus, l’avantage de choisir un partenaire déterminé à vous accompagner vers vos objectifs métiers est qu’il vous aidera à adopter et déployer rapidement votre solution de gestion de la PI.

 

La solution PATTSY WAVE a été reconnue par G2 comme étant l’un des logiciels leaders de gestion de la PI pour PME, gagnant également les titres de « Leader » et « Leader du momentum ».