Comment aborder le changement en matière de logiciel de PI

Olivier Huc, directeur commercial Europe chez Anaqua répond aux questions du Journal du Management juridique et réglementaire d'entreprises

« La gestion de la propriété intellectuelle doit pouvoir être optimisée » Olivier Huc

Quels sont les enjeux principaux pour la gestion d'un portefeuille de PI ? 

Olivier - Pour la grande majorité des entreprises qui font appel à nos services, leurs actifs intangibles de type Propriété Intellectuelle ont une valeur supérieure à celle de leurs actifs tangibles. La PI est bien évidemment une source de profit par le biais des licences, des ventes de portefeuilles ou de parties de portefeuilles, ainsi qu’une ressource stratégique pour se positionner sur des marchés, résister à ses concurrents, ou encore rechercher des sources de financement.

Mais l’innovation requiert aussi un investissement important, et la gestion d’un portefeuille de PI diversifié et internationalisé est une source de coût, du fait des montants liés aux redevances et aux taxes. Pour toutes ces raisons, la gestion de la PI doit pouvoir être optimisée, à la fois pour respecter scrupuleusement les délais réglementaires, mais également pour être en mesure de suivre les coûts et le rendement de manière précise.

Or, de nombreuses sociétés n’ont pas pris en compte la modernisation de leurs solutions de gestion de leur portefeuille depuis de longues années, et fonctionnent encore avec des solutions ad hoc, développées en interne ou par un prestataire, qui répondent souvent uniquement aux besoins opérationnels de gestion du portefeuille, mais qui n’offrent pas ou peu de visibilité par absence d’outils de mesure et de reporting ou encore d’espaces de travail dédiés à la prise de décision. Or, seule une approche informée permet de déterminer l’impact de la PI sur l'organisation et donc de prendre de meilleures décisions.

Comment aborder le changement en matière de logiciel PI ?

Olivier - La demande pour un changement de solution peut émerger en interne, à l’occasion de l’arrivée d’un nouveau responsable du juridique ou de la PI, mais cela intervient souvent à la demande d’autres services, ou de la direction, qui souhaitent avoir des éléments chiffrés ou de meilleure qualité, afin de prendre des décisions stratégiques en ce qui concerne le portefeuille de PI de l’entreprise. Nous avons également vu des directions juridiques devoir acquérir un nouveau logiciel PI suite à une acquisition, une fusion, des changements dans l'industrie, ou des pressions des départements informatique ou sécurité mettant en garde contre les risques informatiques présentés par la solution en place.

Il faut alors choisir, dans l’urgence, une nouvelle solution de gestion de portefeuille PI. Or, choisir dans l’urgence est toujours une gageure et encore plus particulièrement pour les services PI, car ceux-ci font déjà face aux échéances constantes liées aux interactions avec les offices, les agents, les cabinets de conseil... Ajouter une telle mission à un département fonctionnant généralement en flux tendu est difficilement envisageable, d’autant que les étapes de l’adoption d’un nouveau logiciel sont nombreuses : procédure d’achat, procédure contractuelle, audit technique et de sécurité, enjeux RGPD… En outre, les directions juridiques ont, de manière générale, peu d’occasions d’acquérir des logiciels et ont donc peu d’expérience dans ce domaine. C’est la raison pour laquelle nous avons édité notre guide.

Qu'est-ce que votre guide apporte aux entreprises ?

Olivier - Forts de notre expérience en Amérique du Nord, en Europe, au Japon et en Corée, nous avons pu observer les difficultés que rencontrait chaque entreprise dans le choix de son logiciel de gestion PI, et nous avons souhaité les aider pour anticiper et éclairer les différents enjeux d’une telle décision. Dans ce guide, nous permettons de mieux comprendre les fonctions essentielles d'un outil de gestion de portefeuille PI et les manières dont un tel outil peut aider l'entreprise à tous les niveaux, dans le travail quotidien, dans la collaboration, dans les missions de reporting qui sont chaque fois plus importantes. Nous proposons notamment de mieux comprendre les nouvelles technologies qui n'existaient pas il y a une dizaine d'années et qui peuvent vraiment supporter le travail du service PI. Nous proposons aussi une analyse des mérites respectifs des solutions SaaS et des solutions hébergées sur un serveur local.

Nous y abordons enfin les aspects liés à la migration des données, ainsi que ceux liés à la configuration et à l'interfaçage avec d'autres systèmes du département et ceux d'autres départements.

Voir l'article dans sa parution originale dans Le Journal du Management juridique et réglementaire d'entreprises, N°87.