Automatisation de la gestion administrative : quel impact sur les services de PI ?
Docketing
janvier 26, 2024
L’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle (PI) libère les équipes des tâches répétitives. Elles sont ainsi libres de se concentrer sur les défis opérationnels à plus forte valeur et sur leur résolution.
Dans cette nouvelle version de l’article, Fernando Maiques, Directeur produit et responsable de la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle AQX®, nous explique en quoi consiste la gestion administrative automatisée, ses avantages et comment Anaqua se place à l’avant-garde de l’innovation avec ses fonctionnalités de traitement automatique des courriers officiels.
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L’automatisation de la saisie, un tournant pour le secteur de la PI
- En quoi consiste l'outil de traitement automatique des documents?
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Quels sont les défis rencontrés par les équipes des opérations de PI ?
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Quels sont les principaux avantages du traitement automatique des courriers piloté par IA ?
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L’importance des étapes de vérification et validation des données
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À l’avant-garde des solutions automatisées par IA pour la gestion administrative de la PI
L’automatisation de la saisie, un tournant pour le secteur de la PI
Saisie des brevets et des marques, suivi des échéances et autres tâches de gestion de la PI… Autant d’activités chronophages aux multiples étapes manuelles, notamment pour le contrôle et la vérification des données. Or la moindre erreur pourrait mettre en péril les actifs les plus précieux de l’entreprise.
Une question revient souvent de la part des responsables des opérations de PI et des administrateurs : comment gérer plus efficacement le volume des transactions ? Le secteur bancaire s’est effectivement transformé à une vitesse vertigineuse. Chaque jour, il exécute des milliards de transactions. En général, on n’envoie pas de lettre à sa banque pour lui demander d’effectuer un paiement : la plupart des transactions sont électroniques et instantanées. Nous n’y réfléchissons même plus. En tant que consommateurs, nous nous sommes si habitués aux pratiques bancaires en ligne que nous les tenons pour acquises.
L’automatisation de la gestion administrative, une appellation générique utilisée dans le secteur de la PI, désigne différentes réalités pour nos clients. L’objectif est d’éviter la saisie manuelle, d’automatiser les tâches quotidiennes répétitives et de gérer plus efficacement les données.
De même, l’automatisation de la saisie est un tournant fondamental pour le secteur de la propriété intellectuelle. Le projet est d’autant plus crucial qu’il implique de grands volumes de données et concerne des actifs parmi les plus précieux de l’entreprise. Établis depuis longtemps, les processus en place dans les services de PI ont déjà fait leurs preuves pour l’examen de documents, l’extraction de données, le stockage des informations des brevets dans le logiciel de saisie et leur validation. Mais plus les équipes des opérations de PI adoptent l’automatisation, plus elles en voient le potentiel en termes de productivité et sont convaincues de l’intégrer à leurs pratiques.
En quoi consiste l’outil de traitement automatique des documents ?
Alimentées par l’intelligence artificielle, les nouvelles fonctionnalités de traitement automatique des documents sur AQX redéfinissent la saisie et la gestion des données de PI pour votre entreprise. À la clé : des heures de travail répétitif éliminées, des délais plus facilement respectés et une plus grande précision des informations. AQX s’appuie sur Microsoft Azure® AI Intelligence documentaire pour traiter automatiquement les courriers envoyés par les principaux offices des brevets internationaux.
Le traitement automatique des documents fluidifie vos activités de PI :
- Éliminez plusieurs heures de travail manuel grâce au traitement automatique de plus de 850 formulaires : 400 de l’USPTO, 450 de l’EPO et bien d’autres à venir
- Garantissez un niveau de précision optimal avec le nouvel écran de validation pour la vérification des documents, qui vous offre un meilleur contrôle sur l’ensemble du processus
- Fluidifiez les processus IDS en important facilement l’art antérieur
- Accélérez la gestion des courriers et ne manquez aucune échéance avec AQX, qui ouvre, lit, traite et enregistre le contenu des courriers envoyés par les offices de propriété intellectuelle
- Déchargez vos collaborateurs pour qu’ils se consacrent à des tâches à plus haute valeur, améliorant aussi leur satisfaction au travail
Quels sont les défis rencontrés par les équipes des opérations de PI ?
Selon le segment du cycle de vie de l’actif, l’USPTO, l’EPO, l’EUIPO et l’OMPI peuvent vous envoyer plus de 400 types de documents différents. Si votre brevet est délivré, vous recevrez presque systématiquement une multitude de notifications au cours de son cycle de vie, du dépôt à la délivrance. Pendant la procédure de dépôt, un examinateur peut envoyer plusieurs courriers appelant différents modes de réponse.
Les équipes de gestion des brevets et des marques cherchent à gérer plus efficacement le volume de formulaires et de données au quotidien, qu’il s’agisse de les saisir, de les contrôler ou de répondre aux correspondances. Plutôt que d’être cantonnés à des tâches répétitives et à des tableurs, nos clients voudraient se concentrer sur des activités à forte valeur et relever des défis passionnants. C’est là qu’entrent en jeu les fonctionnalités de traitement automatique des documents disponibles sur AQX.
Quels sont les principaux avantages du traitement automatique des courriers piloté par IA ?
Pour les équipes des opérations de PI, il y a trois axes de priorité : maximiser son impact, gagner du temps et optimiser son efficacité.
Prenons par exemple le récépissé de dépôt : c’est l’un des documents de PI les plus simples, mais il requiert pourtant de saisir à la main six ou sept points de données. Le traitement manuel de ce seul document peut prendre 3 minutes. Avec la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle AQX, en revanche, le formulaire est traité en 10 secondes maximum.
Pour la vérification et le reporting de la saisie, il est indispensable de traiter et stocker vos données dans un outil à la fois centralisé et standardisé. Avec l’automatisation des activités de saisie, vous avez la garantie que chaque tâche est réalisée de la même manière. En outre, le processus assure l’exactitude des données : l’équipe de PI peut ainsi les transmettre en toute confiance aux autres services de l’entreprise.
L’importance des étapes de vérification et validation des données
On entend souvent que l’automatisation de la saisie implique de renoncer au contrôle de ses propres données. Bien au contraire : la clé pour libérer tout le potentiel de ce processus est une approche proactive, garante de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la conformité des données.
Avant d’être traitées par le logiciel de gestion de la PI, celles-ci doivent en effet être validées, complétées et corrigées. Les entreprises peuvent ainsi réduire les erreurs, améliorer leur efficacité et profiter des avantages de l’automatisation, tout en conservant un contrôle total sur leurs données.
À l’heure où l’exactitude et la conformité des données constituent des priorités absolues, les capacités d’automatisation de la saisie offertes par AQX vous propulsent vers ces objectifs.
À l’avant-garde des solutions automatisées par IA pour la gestion administrative de la PI
Nos solutions alimentées par l’IA, comme le traitement automatique des courriers officiels disponible sur AQX 11, sont l’aboutissement de notre quête d’innovation et de notre collaboration étroite avec la Communauté de clients d’Anaqua. Dans un processus d’amélioration constante, nous nous appuyons sur l’IA et le machine learning pour vous offrir des processus de gestion de la propriété intellectuelle plus efficaces et plus précis.
Simplifier le travail de nos clients et collaborer avec eux, c’est cela qui me motive et qui distingue AQX en tant que plateforme leader de la gestion de la PI.
Le traitement automatique des courriers sur AQX ouvre une nouvelle ère en matière de gestion administrative, libérant tout le potentiel de votre équipe grâce à l’optimisation des activités de routine. Avec nos clients, nous poursuivrons nos efforts d’innovation dans le but d’enrichir la plateforme AQX de fonctionnalités révolutionnaires pour les activités de PI.
Découvrez les capacités d'auto-traitement des documents d'AQX 11 - la dernière version d'Anaqua, alimentée par l'IA. Regardez cette vidéo pour en savoir plus :
Pour aller plus loin :
- Comment IBM transforme ses processus avec AQX Automation
- Introduction d'AQX 11 pour les entreprises
- La plateforme de gestion de la propriété intellectuelle d'Anaqua, alimentée par l'IA, offre des avantages opérationnels et stratégiques
- Faites évoluer vos opérations de propriété intellectuelle avec l'automatisation de la saisie
