Pourquoi connecter vos données et systèmes est source d’efficacité

La connaissance est une force qui repose sur les données. En revanche, lorsque ces données sont désorganisées et incohérentes, car réparties dans des systèmes disparates, elles ne peuvent qu'engendrer le chaos et éroder la productivité. L'augmentation exponentielle du volume de données numériques au cours des dernières années a conduit les professionnels de la propriété intellectuelle à consacrer beaucoup plus d'efforts à l'accès, la gestion et l'archivage des informations.

 

Dans le rapport 2022 Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey, 79 % des professionnels de la PI ont cité la gestion du volume et de la complexité accrus de l'information comme l'un des principaux défis à relever (2022 Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey Report p.3). Le télétravail aggrave encore ces défis de gestion des données, notamment lorsque les utilisateurs doivent accéder à des contenus cloisonnés provenant de plusieurs outils logiciels de PI et de systèmes de gestion de documents (GED) pour effectuer leur travail.

 

Pour relever ce défi, les entreprises commencent à adopter les applications dans le cloud. Elles intègrent leurs applications et outils de collaboration afin que les membres de l'équipe, les clients et les partenaires stratégiques puissent rester connectés et travailler plus efficacement ensemble. Dans cet article de blog, nous allons expliquer comment une intégration utilisant la synchronisation de contenu Echo de Connectivity (anciennement SeeUnity) entre PATTSY WAVE® et votre système de gestion de documents permet d’optimiser et d'automatiser les processus de travail.

 

Pourquoi un logiciel d'intégration est-il nécessaire ?

 

Comme les professionnels de la propriété intellectuelle doivent souvent naviguer entre plusieurs systèmes et applications, chacun ayant une interface utilisateur distincte, leur travail peut sembler décousu. Cette contrainte peut aussi être source de données incomplètes, redondantes et incohérentes. La collaboration est entravée et des problèmes de sécurité et de conformité se posent. La situation devient encore plus difficile si l'expérience utilisateur est médiocre en raison de l'augmentation des tâches administratives et de la redondance des étapes de saisie des données. Il en résulte une diminution de l'efficacité globale et une complexité accrue des processus.

 

Les logiciels d'intégration aident l'équipe chargée des activités de propriété intellectuelle à relever ces défis en simplifiant ses processus quotidiens grâce à la synchronisation automatisée des contenus. L’expérience utilisateur s’en trouve d’autant plus améliorée que ces applications sont simple d’utilisation. Elles assurent automatiquement la synchronisation du contenu avec tous les autres systèmes essentiels aux tâches quotidiennes.

 

En intégrant un logiciel de gestion de la propriété intellectuelle tel que PATTSY WAVE à votre système de gestion des documents, vous pouvez :

• Améliorer l'efficacité opérationnelle en réduisant les processus manuels
• Simplifiez le flux de travail du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle grâce à l'accès au contenu et à l'automatisation
• Automatiser le flux de contenu vers le dépôt d'archives

 

Intégration de la GED avec PATTSY WAVE : ce qu’il faut savoir sur les coulisses de l'intégration

 

La solution Echo, basée sur une API, synchronise en toute sécurité le contenu et les méta-données entre PATTSY WAVE et n'importe lequel de vos systèmes de GED ou de partage de fichiers hébergés sur site ou dans le cloud. Vous pouvez configurer une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle en fonction de vos besoins et de vos habitudes de travail. (Fig. 1) Les règles de synchronisation peuvent être configurées et programmées pour s'exécuter toutes les minutes. Echo rend compatible l'intégration de votre GED avec NetDocuments, iManage et d'autres systèmes de partage de fichiers.

 

Les équipes chargées des dossiers peuvent ajouter ou mettre à jour du contenu dans l'un ou l'autre système. Le contenu reste ainsi automatiquement à jour et synchronisé dans les deux applications. Les utilisateurs peuvent facilement accéder et éditer les documents et la correspondance par courriel dans la GED à partir de PATTSY WAVE grâce aux fonctionnalités et aux versions natives de la GED.

 

Les équipes d'exploitation de la propriété intellectuelle qui utilisent la fonction AutoDocket® & Download de PATTSY WAVE peuvent bénéficier de l'intégration de la GED. Les documents, la correspondance et les messages des clients téléchargés dans les dossiers PATTSY WAVE ou les courriers de l'USPTO ajoutées via AutoDocket® & Download seront automatiquement synchronisés avec votre GED.

 

Figure 1 : intégration PATTSY WAVE - GED

 

Pour quel type d’automatisation faut-il opter ?

 

Vous pouvez éliminer les processus manuels de transfert de contenu en utilisant les capacités d'automatisation intelligentes d'Echo. En fonction de vos habitudes de travail, plusieurs configurations s’offrent à vous :

 

1. Synchronisation automatique du contenu avec les dossiers correspondants dans votre GED

 

Pour les dossiers actuels et récemment créés dans PATTSY WAVE, Echo détecte automatiquement l’emplacement correspond sur la GED et crée un sous-dossier PATTSY WAVE dans chaque espace de travail. Les documents ajoutés au dossier PATTSY WAVE seront synchronisés avec le nouveau sous-dossier sauvegardé sur la GED. Les documents ajoutés au sous-dossier de la GED seront synchronisés avec le dossier dans PATTSY WAVE.

 

2. Les documents peuvent être déplacés ou copiés de PATTSY WAVE vers votre GED.

 

Votre équipe peut choisir de conserver les documents à la fois dans PATTSY WAVE et dans la GED, ou bien uniquement dans la GED. Si l'objectif principal est de conserver toute la correspondance dans un seul répertoire, votre équipe choisira probablement de conserver les documents uniquement dans votre GED. Toutefois, si votre équipe souhaite mettre la correspondance de l'USPTO et d'autres documents à la disposition de ses clients, il vaut mieux les conserver dans PATTSY WAVE et dans votre GED.

 

Dans l'un ou l'autre de ces cas, les fichiers stub, qui sont des liens vers les documents, seront conservés dans PATTSY WAVE. Cela permettra à votre équipe d'accéder aux documents à partir de PATTSY WAVE mais de les ouvrir dans votre GED.

 

Règles de gestion des contenus et reporting

 

Votre service informatique peut assurer une surveillance et un contrôle administratifs complets des règles de synchronisation grâce à Echo Management Studio. Il conserve l'historique de toutes les activités de synchronisation. En outre, Echo Management Studio offre des fonctions d'audit et de reporting.

 

Et maintenant ? Pour aller plus loin…

 

Les récentes intégrations entre les systèmes de gestion de documents et PATTSY WAVE qui utilisent la solution Echo de SeeUnity ont ouvert la voie à d'autres intégrations bien utiles pour aider les professionnels de la propriété intellectuelle à gagner du temps et à améliorer leur productivité. Nous vous tiendrons informé des futures intégrations avec les systèmes de gestion des affaires, de comptabilité, de finance et de RH dans les prochaines versions.

 

 

Vous souhaitez voir comment l’intégration Echo de SeeUnity fonctionne avec PATTSY WAVE ?

Vous pouvez programmer une démonstration ici.