Maximisez la rentabilité de votre cabinet avec un logiciel de gestion du temps

Les logiciels de saisie du temps répondent à une préoccupation courante des cabinets d’avocats : comment développer leurs activités tout en préservant leur rentabilité ? Les technologies constituent une partie de la solution, mais encore faut-il savoir par où commencer.

Domenic Leo, VP et General Manager, Law Firms chez Anaqua, s’est entretenu avec Michael Fleuchaus de Fleuchaus & Gallo Partnership sur l’adoption par son cabinet de WiseTime, logiciel de comptabilisation automatique du temps. Michael Fleuchaus est un avocat spécialisé en droit des brevets (Allemagne et UE) qui siège également en tant que juge à la Juridiction unifiée du brevet (JUB). Fort de sa formation en informatique, il dirige aujourd’hui l’innovation et la transformation par l’adoption logicielle au sein de son cabinet.

Cette conversation a notamment porté sur :   

• Les KPI moteurs de rentabilité   
• Les domaines d’amélioration, leviers de bénéfices  
• L’adoption chez Fleuchaus & Gallo Partnership   
• L’impact du logiciel de saisie du temps sur les relations clients  
• L’amélioration de la rentabilité et du taux d’exploitation grâce à la saisie du temps

Les KPI moteurs de rentabilité

Quels paramètres prendre en compte pour mesurer la rentabilité de votre cabinet ? La question peut paraître ardue, mais deux indicateurs clés ressortent de cet entretien : les taux d’exploitation et de réalisation. Ces mesures nous intéressent, car elles ne sont pas uniquement influencées par l’augmentation du travail effectué, mais plutôt par la maximisation du retour potentiel sur le travail en cours. Nous pourrions les définir ainsi:

• Taux d’exploitation : la charge de travail et la productivité du cabinet   
• Taux de réalisation : la valeur potentielle du travail effectué par le cabinet   

En matière d’exploitation, la plupart des cabinets ont un vrai manque à gagner. Selon le rapport Clio 2022 sur les tendances du secteur juridique, seuls 33 % du temps de travail d’un avocat est facturable. Autrement dit, la majeure partie de son temps n’est pas source de rentabilité.
Si les cabinets affichent en général un meilleur taux de réalisation, une part non négligeable (jusqu’à 16 %) du travail facturable est certes effectué, mais pas facturé.

Bien que ces chiffres soient loin d’être rares dans le secteur, ils méritent d’être améliorés. En effet, les affaires vont bon train pour les cabinets, au point que ceux-ci peinent à gérer leur charge de travail. Mais cette activité, aussi soutenue soit-elle, ne se traduit pas nécessairement en bénéfices comptables. En améliorant ces deux KPI, les cabinets juridiques assureront ainsi leur rentabilité continue.  

Les domaines d’amélioration, leviers de bénéfices

Avec une application de gestion du temps automatisée, qui mesure précisément la durée de chaque tâche, les cabinets d’avocats bénéficient des données dont ils ont besoin pour augmenter leurs taux de réalisation et d’exploitation. Certaines améliorations peuvent doper la croissance des cabinets juridiques :

• Automatisation des tâches et processus manuels 

  En automatisant les tâches de routine répétitives, le cabinet réduit non seulement ses coûts, mais il minimise aussi les risques. Un atout tant pour ses activités que ses clients.

• Saisie des tâches facturables

  Bien souvent, les microtâches ne sont pas saisies ni facturées, le processus de gestion du temps étant trop long ou fastidieux pour rester financièrement intéressant. Faute de trace écrite, les cabinets ont tendance à sous-estimer le temps à facturer à leurs clients.

• Réduction du temps non facturable 

  Afin d’accroître la rentabilité du cabinet, les avocats doivent consacrer leur temps à des tâches facturables et réduire celui passé sur les tâches non facturables. Le tout est de savoir les identifier pour comprendre comment gagner en efficacité.

• Prévisions exactes

  La prospérité de votre cabinet dépend de l’exactitude de vos prévisions. Un rapport publié récemment montre que 43 % des partenaires revoient leurs factures à la baisse lorsque le temps réellement passé sur un dossier dépasse les prévisions. Or, avec des données fiables sur les coûts de vos services, les avocats peuvent fournir aux clients des devis plus justes et facturer la réelle valeur de leur travail, toutes tâches incluses.

L’adoption chez Fleuchaus & Gallo Partnership

Avant l’adoption de WiseTime, Fleuchaus & Gallo Partnership fonctionnait comme la plupart des cabinets traditionnels. Ainsi, les associés se représentaient assez bien les coûts de leurs produits et services, sans toutefois avoir de chiffres concrets sur lesquels s’appuyer. Le cabinet a alors décidé de remédier à la situation en automatisant la comptabilisation du temps. Résultat, il est en mesure de prendre des décisions plus éclairées, d’offrir des devis plus justes et de mieux comprendre ses KPI (notamment les taux d’exploitation et de réalisation).

WiseTime est un logiciel de gestion du temps automatique pour les conseillers juridiques, qui les dispense de saisir manuellement le temps consacré à chaque tâche. En s’appuyant sur WiseTime pour la comptabilisation du temps facturable, les avocats connaissent le coût précis de leur travail et calculent de façon exacte la marge bénéficiaire des futurs dossiers. À terme, le cabinet peut prendre des décisions éclairées et voit sa croissance annuelle décuplée.

Dès l’adoption du logiciel, Fleuchaus & Gallo Partnership a constaté l’accroissement de ses bénéfices et de son taux d’exploitation. Michael Fleuchaus en témoigne :