知財管理を最適化する5つのダッシュボード
特許管理 | 商標管理
5月 9, 2023
【Fast and Flexible】 処理速度が速く自由度の高いHyperView™ （ハイパービュー）ダッシュボードで
知財情報管理を効率化
案件情報管理やそれらに対する各種対応、レポート作成といった日常的なプロセスは、担当者にとって非常に大きな負荷となる場合があります。
アナクアは、あらゆる規模の企業の案件情報管理担当者と協力しながら、AQX® 知財管理プラットフォームの知財案件情報管理プロセス全体のクオリティと効率を向上させる取り組みを継続して行っています。
この取り組みの結果、自由度の高く使いやすいハイパービューダッシュボードが開発されています。AQXには40を超えるダッシュボードが存在し、ハイパービューはそれらのダッシュボードの中で特に、案件情報管理および知財担当者の特定の作業ニーズを満たすダッシュボードとして利用されています。インタラクティブなこれらのダッシュボードは、フィルタリングによって必要な情報を的確に取得することができます。
ここでは、知財案件情報管理や知財管理業務の最適化に役立つさまざまなハイパービューダッシュボードの中から5つを紹介します。
1. 業務を計画： ワークロードダッシュボード
あなたのチームの１日はどのようなものでしょうか。業務負荷は適切なものでしょうか。最も差し迫った課題はどんなものでしょうか。このダッシュボードを活用するとそのような問題を迅速に把握し、業務を割り振り、必要に応じて担当を変更することが出来るようになります。
すべての重要なタスクをフィルタリングして潜在的な障害となり得るものを確認して、課題を整理。タスクが的確に最適な担当者に割り当てられるようにもできます。
図１
業務負荷ダッシュボードでは、期限を超過したタスクが最も多いスタッフメンバーを確認してチーム内で仕事を適切に配分することができます。
また、このダッシュボードは次の目的にも使用できます：
- 案件情報管理レポートを直接ダウンロード、チームの業務を容易に共有・報告
- タスクをフィルターにかけ、日々のタスクをより効率的に管理：フィルターは、期日、ステータス、重要性、タスクゴール、レコードタイプ、またはその他のレコードベースの情報などから選ぶことが可能
2. 費用を評価： 特許年金/商標更新費用予測ダッシュボード
特許年金や商標更新費用の現状は予算と比較してどのくらいでしょうか。全体的な費用の傾向は把握できでいるでしょうか。このダッシュボードを利用することで、これらの項目をすばやく確認してレポートにすることができます。また、特許や商標の更新要否判断による費用削減効果についても、ダッシュボードで情報を表示する機能があります。
図２
商標更新費用予測ダッシュボードには更新における費用傾向が表示され効果的な予算編成を支援します。
特許年金/商標更新費用予測ダッシュボードは、次の目的にも使用できます：
- 前期比または前年比の費用傾向への容易なアクセスで予算編成プロセスを支援
- 技術、製品ライン、事業部門、またはその他の要因別に現在の費用を確認して適切なポートフォリオ管理を促進
- フィルタリングにより必要なレポートを素早く準備 -- フィルターは、更新/年金ステータス、期日、残存費用、およびハイレベルまたは詳細なレコード情報から選択することも可能
特許年金/商標更新とアナクアサービス
アナクア・サービスを利用すると、特許年金の支払いそして商標更新そしてその支払いが正確かつ期日通りに確実に実施、納付されるようになります。アナクアは、高い効率性と費用削減を可能にする、適切に定義・確立された手法をサービスプロセスに取り入れており、世界中の企業や特許事務所で利用されています。アナクアの納付代行サービスは単体で利用することも、また、シームレスにサービスが統合されたAQXプラットフォームを使って利用することもできます。 特許年金支払いや商標の更新にアナクア・サービスを使用すると、費用は毎日自動的に更新され、残りの予算をすぐに確認することができるようになります。
3. 権利化状況や傾向を確認： 特許中間処理ダッシュボード
優先権出願についてどのような状況にあるでしょうか。対応中の中間処理の課題はどのようなことでしょうか。このダッシュボードを利用することで、全体的な中間処理状況そして細かな項目を確認することができます。競合他社との比較や傾向を確認して、予算編成に役立てることも可能です。
また、特許中間処理ダッシュボードは、特定の技術分野や特定の国における自社特許の保護状況を視覚化することができるので、経営層が潜在的な問題や競争上の機会を特定する支援を提供することも出来るようになります。
図３
特許中間処理ダッシュボードでは、出願計画や予算編成のために優先権出願の傾向線を表示することも可能です。
また、このダッシュボードは次の目的にも使用できます：
- レコードのステータス（公開、登録等）を容易に確認・レポート化、案件を確認したり必要に応じて案件をフォローアップ
- 休暇や長期的な産休・育休などのイベントを考慮して一時的にチームの仕事量を調整
- ダッシュボードから案件情報を直接フィルタリングまたは出力
4. アウトソーシングを最適に管理： 外部事務所パフォーマンスKPIダッシュボード
多くの企業は外部の事務所などに委託する業務を抱えています。各事務所はどのくらいの費用対効果があり、どのくらいタイムリーに対応をしているでしょうか。専門領域分野の案件を扱っているでしょうか。このダッシュボードを利用することで、利用している社外事務所を費用、クオリティ、時間要因で比較するための主要なKPI（業績評価指標）が確認できます。各事務所の出願準備や中間処理の指標は一目で把握できるよう視覚化されており、費用と時間に対して最も効果的な意思決定を進めるのに役立ちます。
図４
社外事務所パフォーマンスダッシュボードは、各事務所の業務状況を確認してパフォーマンスを判断、必要に応じて仕事を移管する考慮も可能にします。
このレポートは次の詳細を確認することもできます：
- 事務所、国、費用、技術、などのレコード固有の情報によって結果をフィルタリング、事務所がどのような場合に最良の結果を実現しているかを確認
- 専門分野または技術分野別に事務所を評価、新規案件の割り当てに関する意思決定を支援
- ドラフト作成や出願に要する時間など、さまざまな分野でどの事務所が最も高いパフォーマンスを達成しているかを確認
5.データの問題に対処： 商標および特許のクオリティモニタリングダッシュボード
図５
品質モニタリングダッシュボードは、データの異常をチェックするカスタムアラートも設定できます。
このダッシュボードを利用すると、知財案件情報管理担当者は、業務フローやシステムフロールールに影響する可能性のある誤ったデータや一貫性のないデータ、またはデータの欠落といった問題を確認することができます。このダッシュボードは、買収などで取得した知財関連データのアップロード、手入力、移行、またはその他のデータアップロードをモニタリングするために使用できます。また、独自の基準を設定してデータ不備などの可能性を毎日特定し、最も効率的なプロセスを作成する支援を提供します。
AQX ハイパービューダッシュボードについて
AQXで利用できる使いやすく柔軟なダッシュボードを活用することで、日々の優先事項を素早く確認したり、容易にレポートを作成して経営陣や事業部門に報告をすることができるようになります。各ダッシュボード内の個々のウィジェットは、プレゼンテーションやその他のレポートで簡単に共有できるように、画像またはスプレッドシートとしてエクスポートすることもできます。
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